ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

                                                    Ideas para organizar un evento grande

 

 

“Pero hágase todo decentemente y con orden” 

1 Corintios 14:40

 

Un evento  grande tiene características muy específicas, que demanda responsabilidades como la planeación, organización, ejecución y evaluación de actividades a realizar

PAUTAS A TENER EN CUENTA

A la hora de realizar un evento se debe  organizar los comités necesarios, con las tareas específicas, que nos permitan lograr los objetivos que se esperan.

Recuerde, que antes de organizar los comités de trabajo,  se requiere revisar el presupuesto del evento, el cual deberá  estar apoyado con cifras reales (cotizaciones) sobre los diferentes aspectos del trabajo a realizar: costo del lugar, silletería, sonido, tarimas, viáticos de conferencistas, entre otros.   Nuestros eventos tienen, por encima de todo, un fin espiritual, pero es necesario tener en cuenta la parte económica para no tener dificultades en el último momento.  De acuerdo al presupuesto, se podrá revisar la magnitud con que podemos hacer el evento, según los gastos necesarios que haya que hacer, así como los ingresos que se pueda tener por conceptos de ofrendas o votos especiales.

Es importante anotar que estos comités se organizarán dependiendo del tamaño del evento, de acuerdo a sus características, escoger el esquema que le sea más útil.  Lo que se pretende es facilitarle el trabajo para que de una manera organizada y siempre con el respaldo del Señor pueda ser efectivo el evento

 

OFICIOS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

1.      DIRECTOR GENERAL

Será un miembro del Comité Distrital (o local) quien estará encargado de supervisar todo el trabajo de organización del evento.

2.      COORDINADOR DE COMITES

Es una persona que es el punto de enlace entre el Director General y los líderes de los comités a su cargo.

FUNCIONES:

·         Elaborar con los comités , el plan de trabajo teniendo en cuenta los lineamientos del Director General

·         Asesorar a los líderes en el aspecto organizacional de su comité

·         Establecer controles que permitan evaluar la ejecución del plan de trabajo

·         Presentar informe de cada reunión sobre el desarrollo del plan de trabajo de cada comité

·         Hacer ajustes y correctivos durante el proceso para lograr los objetivos trazados

·         Junto con los líderes presentar presupuestos de los egresos de cada comité

 

3.      COMITÉ ESPIRÍTUAL

Encargado de promover, mantener y velar por el buen ambiente espiritual antes, durante y después del evento.

FUNCIONES:

·         Propiciar un ambiente espiritual entre el comité organizador y todos los miembros de los diferentes comités

·         Incentivar  a las directivas locales para unirse en oración por el evento

·         Promover actividades espirituales que conlleven a presentar el evento ante Dios

 

4.      COMITÉ DE GESTIONES LOCATIVAS

Son quienes tienen a cargo gestionar la consecución del lugar de reunión  donde se realizará el evento.

FUNCIONES:

·         Investigar y hacer listado de los posibles lugares que tienen la ciudad para congresos o reuniones similares

·         Solicitar cotización a los lugares seleccionados, teniendo en cuenta la capacidad, facilidad de transporte, disponibilidad de cafetería, acústica, espacio para el funcionamiento de comités.

·         Solicitar con suficiente anticipación el alquiler del lugar y asegurar su confirmación con documento escrito.

·         Precisar los espacios a que se tiene derecho por el valor del alquiler asimismo los horarios del salón durante el evento.

·         Fijar fecha y condiciones del lugar al recibirlo

·         Gestionar las visitas necesarias para la instalación del evento, coordinando la entrada de los líderes de los comités que requieran hacerlo.

 

5.      COMITÉ DE RECURSOS

Encargado de guardar memoria audiovisual del evento.

FUNCIONES:

·         Con anticipación verificar que exista permiso por los conferencistas y organizadores para filmar el evento.

·         Disponer de todos los equipos necesarios, que no interfieran con el trabajo de presentación del conferencista para realizar la filmación,  así como revisar lugares y accesorios que se requieran (cables, extensiones, etc.).

·         Tener personal adecuado y suficiente para cubrir todo el evento.

·         Filmar las conferencias y reproducir este material.

·         Revisar que los equipos estén funcionando adecuadamente a la hora oportuna.

·         Colaborar en la proyección de videos o diapositivas del evento.

·         Entregar a la administración del evento y conferencistas copia del evento.

 

6.      COMITÉ DE INFORMATICA

FUNCIONES:

·         Digitar las memorias de los conferencistas.

·         Darle un formato igual a todas las conferencias.

·         Colaborar, si fuera necesario, en la elaboración de diapositivas.

·         Mantener computador para cartas u otro material que sea necesario realizar durante el evento.

·         Quemar los CD´s con las memorias o coordinar el trabajo de multiplicación de ellas en papel.

 

7.      COMITÉ DE ALIMENTACION

Es el encargado de suministrar alimentación y refrigerio a todo el personal involucrado antes, durante y después del evento.

FUNCIONES:

·         Traer propuestas y cotizaciones del menú para ofrecer durante el evento.

·         Contactar varias alternativas para los asistentes al evento.

·         Velar por la higiene en las áreas de preparación y servicio de meriendas y almuerzos.

·         Velar por el cumplimiento estricto en el contrato de servicios de almuerzos y meriendas (horarios, cantidades, calidad de presentación)

·         Vender con anticipación fichos para alimentación.

·         Procurar que el menú sea similar en las diferentes opciones.

 

8.      COMITÉ DE INSCRIPCIONES, Y ESCARAPELAS

Es el encargado de implementar un sistema confiable de información referente a los asistentes del evento.

FUNCIONES:

·         Recibir la información de los diferentes distritos de acuerdo a los cupos asignados.

·         Informar sobre los cupos disponibles, según fecha de cierre.

·         Elaborar autoadhesivos o listados para identificación en el botón de escarapela.

·         Genera listados por distritos para revisar cancelación del valor.

·         Recibir copia del volante de consignación .

·         Disponer de mesas para entrega de los fichos.

·         Conformar grupos de trabajo para organizar el paquete de material a entregar a cada asistente: Libro memorias,  Botón o Escarapela,  Adhesivo, etc.

·         Tener a la disposición una mesa para inquietudes y observaciones

·         Este comité funcionará entregando material el día antes del evento en un lugar central

 

9.      COMITÉ DE RECEPCION Y HOSPEDAJE

FUNCIONES:

·         Buscar hoteles, residencias, casas de hermanos (no es la prioridad) donde se puedan hospedar los asistentes.

·         Tener información sobre las características de los hoteles: direcciones, categoría, capacidad

·         Elaborar plegable para enviar a los asistentes.

·         Elaborar carteleras de los sitios de hospedaje.

·         Captar la información de las demandas de los diferentes distritos.

·         Tener listados de la información sobre dónde queda hospedado cada distrito.

·         Conformar grupos de recepción en los diferentes sitios de llegada a la ciudad.

·         Nombrar personas que se encarguen de guardar maletas el día antes y en el Auditorio.

·         Tener disponibilidad de vehículos que ubiquen a las personas que lo requieran.

 

10.  COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS

FUNCIONES:

·         Solicitar un listado de conferencistas asistentes al evento así como de invitados especiales.

·         Brindar una atención amable a los participantes.

·         Tener un registro de las directivas distritales.

·         Servir de enlace entre los conferencistas y los demás comités.

·         Asignar personal que oriente a los invitados.

·         Gestionar los tiquetes de los conferencistas.

·         Dar información a las líderes distritales e invitados especiales sobre su identificación, ubicación, almuerzo.

·         Elaborar mensajes que contribuyan a las buenas relaciones durante el evento.

·         Nombrar un grupo de acomodadores dentro del recinto.

·         Colaborar con la organización de detalles para los conferencistas, tarjetas y detalles de agradecimiento para todos los que colaboraron.

 

11.  COMITÉ DE SONIDO

Se encargará de adecuar el sonido en el lugar de la reunión y esparcirlo uniformemente para que todo el auditorio pueda escuchar en forma clara y nítida.

FUNCIONES:

·         Hacer un diagnóstico de las condiciones acústicas del área de reunión.

·         Investigar y hacer cotizaciones de los posibles equipos y seleccionar el más adecuado.

·         Valorar el alcance de los equipos.

·         Prever la ubicación de equipos, consolas para determinar los espacios necesarios y los accesorios requeridos (cables, extensiones, tomas de luz).

·         Coordinar con el comité de música el tipo de participación (solitas, dúos, tríos, coros) y el número de intervenciones como también la ubicación de los cantantes para disponer de todas las herramientas.

·         Hacer pruebas y correctivos, previo al evento.

·         Hacer control permanente de la calidad del sonido.

·         Velar por el buen estado de los equipos.

·         Organizar los implementos, equipos y demás y hacer devolución  formal a quien corresponda una vez finalizado el evento.

 

12.  COMITÉ DE PUBLICIDAD

FUNCIONES:

·         Preparar paquete con la información del evento: Afiches, bonos, circulares.

·         Elaborar tarjetas para invitados especiales.

·         Letreros de señalización y carteles que los demás comités requieran.

·         Rótulos de invitados especiales para las mesas.

·         Acordar con decoración la elaboración y ubicación de letreros.

 

13.  COMITÉ DE UTILERIA

FUNCIONES:

·         Obtener los implementos materiales necesarios para el buen desarrollo del evento.

·         Hacer inventario de los materiales requeridos y entregarlos después de usarlos.

·         Cotizar los materiales que se requieren.

·         Coordinar el transporte de materiales.

·         Colocar autoadhesivos a los materiales que deben ser devueltos.

 

14.  COMITÉ DE ASEO

FUNCIONES:

·         En unión con los empleados del lugar, proveer los elementos necesarios para el aseo.

·         Mantener buena cantidad de elementos como papel y bolsas de basura

·         Revisar el estado de baños, auditorio y alrededores después de cada sesión

·         Elaborar distintivos para el personal de trabajo.

·         Divulgar información acerca de normas de aseo y orden para contribuir al aseo en general.

·         Supervisar que el recinto, las mesas principales, la plataforma esté acondicionado  a la hora adecuada.

 

15.  COMITÉ DE MUSICA

FUNCIONES:

·         Apertura y clausura según lo acordado con la Dirección General.

·         Enseñar Coro lema.

·         Programar ensayos con el grupo de apoyo.

·         Preparar un programa especial de música.

·         Proveer los instrumentos necesarios.

 

16.  COMITÉ SOCIAL

FUNCIONES:

·         Presentar a los asistentes alternativas de integración y conocimiento de la ciudad, fuera del evento.

·         Proveer a los asistentes de información sobre sitios turísticos, lugares de compras, vías y contactos para estar en la ciudad.

17.  COMITÉ DE PRIMEROS AUXILIOS

Presta atención inmediata a los asistentes en caso de accidentes o emergencia antes y durante el evento.  

FUNCIONES:

·         Revisar las exigencias en cuanto a este tema que tenga la administración del lugar donde se hará el evento.

·         Disponer de personal de apoyo que tenga conocimiento sobre primeros Auxilios.

·         Elaborar un listado de todos los implementos necesarios a utilizarse en caso de emergencia.

·         Adecuar un lugar de atención visible y de fácil acceso a los asistes.

·         Proveer de un botiquín que contenga los medicamentos necesarios.

·         Ubicar centros médicos, clínicas y hospitales más cercanos al lugar.

·         Promover antes del evento, que los asistentes porten su documento de identificación y documento de la entidad prestadora de salud.

·         Gestionar ambulancia, cruz roja y policía

 

18.  COMITÉ DE TRANSPORTE

Provee el servicio oportuno y seguro de transporte a los comités que lo requieran.

FUNCIONES:

·         Contar con vehículos para facilitar el transporte a participantes del evento (conferencistas, congresistas, colaboradores).

·         Contactar personal y empresas que puedan prestar eficientemente el servicio.

·         Procurar que el número de vehículos sea suficiente para la evacuación del personal durante la recepción y el alojamiento.

 

19.  COMITÉ DE DECORACION

Es el encargado de ambientar el escenario teniendo en cuenta el tema general del evento y el visto bueno de los Directores.

FUNCIONES:

·         Presentar propuestas de decoración a la dirección general.

·         Obtener los materiales necesarios para la buena ambientación del lugar.

·         Disponer de un personal apto para este trabajo.

·         Solicitar al comité de utilería el material necesario para la ambientación.

 

20.   COMITÉ DE FINANZAS

 

Es el encargado de recaudar el dinero captado durante el evento por concepto de ofrendas, venta de bonos o materiales.

 

FUNCIONES:

·         Disponer de personal recomendado especialmente para este trabajo.

·         Obtener los elementos necesarios para la recolección de ofrendas.

·         Solicitar la papelería requerida para el conteo y entrega de dineros.

·         Contar y registrar los dineros con las personas designadas para este trabajo.

·         Entregar los dineros a la persona designada para guardarlos o consignarlos, previa firma de documentos de soporte.

 

21.  COMITÉ DE ACOMODACIÓN

 

Es el encargado de ayudar a los asistentes en la ubicación durante el evento.

 

FUNCIONES:

·         Obtener plano del lugar y espacio autorizado para los asistentes.

·         Solicitar la cantidad de sillas necesarias para los asistentes.

 

22.  COMITÉ DE VIGILANCIA

 

Es el encargado velar por la seguridad de los asistentes e invitados al evento.

 

FUNCIONES:

·         Disponer de personal apto para este trabajo.

·         Dar instrucciones previas al evento acerca del manejo de situaciones que pudieran presentarse.

·         Solicitar identificación especial para los designados para este trabajo.

·         Sectorizar el lugar del evento y ubicar estratégicamente a los vigilantes.

·         Obtener los elementos necesarios para comunicación: radios, celulares, etc.

·         Mantener comunicación permanentemente.

Comité de bioseguridad

Es el encargado de vigilar la prevención de contagio de Covid o sus variantes

 

 Tener en cuenta estos datos para cada comité

NOMBRE DEL EVENTO: ___________________

 

Nombre Comité
Responsable
Descripción de labor:
Personal que requiere el comité (turnos)
Implementos que necesita (mesas, sillas) (En qué lugar)
Letreros que requiere
Presupuesto

 

Elaborar oficios escritos a:

- Secretaria de gobierno

- Policia Nacional

- Sayco y Acinpro

- Entidad encargada de administrar el lugar donde se va a desarrollar el evento

- Bomberos 

- Defensa civil con ambulancia

- Certicicación de un ingeniero civil con visto bueno de uso del lugar

- Plano

Ejemplo de carta para las entidades

Ciudad y fecha

Señor

Secretario de Gobierno

Alcaldia de...

Ciudad                                                        

 

                                                          Ref. Préstamo Coliseo(Nombre del lugar)

 Cordial Saludo

La presente es para solicitarle el préstamo del Coliseo o Polideportivo, para tener nuestra Convención Cristiana llamado... de la Comunidad Iglesia Pentecostal Unida de Colombia, a realizarse los días (fecha del evento).

Dicho evento asistirán aproximadamente 2500 personas y esta direccionado al propósito que  vuelvan su mirada a Dios y se mejore la calidad de vida en la parte espiritual y familiar.

Agradecemos la respuesta positiva y apoyo a nuestra petición y relaciono mi contacto para cualquier información: Número celular y correo.

 

 Atentamente

Pablo y Silas

C.C

Celular-correo

Espero que le sea de ayuda, Dios te bendiga